O III Encontro Nacional da Memória do Poder Judiciário ocorrerá de 10 a 12 de maio de 2023, com programação distribuída em três dos tribunais organizadores do evento: Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS), em 10 de maio, Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (TRT-4), no dia 11 e no Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), no dia 12. Também estão previstas atividades nos outros dois tribunais organizadores do evento, o Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul (TRE-RS) e o Tribunal de Justiça Militar (TJM-RS) ainda no dia 10. A organização conjunta dos cinco tribunais sediados no Rio Grande do Sul é inédita e foi acolhida pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em 2022. O TRT-4 foi apontado como o tribunal responsável pela organização, nos termos da Portaria CNJ nº 80/2022.
O Encontro Nacional da Memória do Poder Judiciário foi instituído pela Resolução 316/2020 do CNJ, tendo como objetivo debater temas de interesse da gestão documental e de memória do Judiciário. A realização é anual, preferencialmente na semana do Dia da Memória do Poder Judiciário, 10 de maio, data também instituída pela referida Resolução. As atividades têm como objetivo a capacitação e o compartilhamento de experiências positivas dos tribunais e a expansão da rede de contatos dos setores responsáveis pela memória e gestão documental nas instituições.
Em 2021, na sua primeira edição, o evento ocorreu de forma virtual, devido à pandemia de Covid-19. No ano seguinte, 2022, o II Encontro foi realizado na Escola Judicial do Tribunal de Justiça de Pernambuco, na cidade do Recife, já no formato presencial.
Para organizar o evento de 2023, foi instituído um grupo de trabalho com representantes de todos os tribunais e do CNJ, que tem se reunido periodicamente, desde agosto de 2022, para discutir o planejamento das atividades. Os integrantes foram indicados pelas Presidências das instituições e pelo Comitê do Proname. O grupo já definiu questões como datas, horários, temas e palestrantes, bem como a identidade visual do evento, o plano de divulgação e um site especial para veiculação de todas as informações relativas ao evento.
O TRT-4 foi designado como responsável pela coordenação do Encontro e indicou o diretor da Escola Judicial da instituição, desembargador João Paulo Lucena, como coordenador do grupo de trabalho. Como forma de otimizar a gestão das atividades, o grupo foi dividido em subgrupos, tais como o subgrupo da logística e da segurança, o subgrupo responsável pela interlocução com as Escolas Judiciais e o subgrupo responsável pela comunicação social.
A partir deste mês, o plano de divulgação elaborado pelo grupo prevê a veiculação semanal de notícias nos portais de todos os tribunais organizadores e no site do CNJ, com conteúdos formativos que devem destacar os marcos históricos de cada ramo do Poder Judiciário, bem como a respeito dos principais projetos de preservação da memória nas respectivas instituições.
Na sua terceira edição, o tema central do Encontro será “Estruturando a Memória”, com o objetivo de fornecer a todos os tribunais ferramentas e alternativas capazes de auxiliar na implementação ou na ampliação das atividades de preservação da memória do Judiciário nacional e no aperfeiçoamento da gestão documental em cada instituição.
Um dos diferenciais desta edição será um pré-encontro realizado online, com o objetivo de atualizar os inscritos a respeito de conceitos e recentes alterações legislativas, incluindo-se os normativos do CNJ, como forma de motivar os participantes para as palestras presenciais do evento.
Como definiu o grupo de trabalho responsável pela organização, a cerimônia de abertura do Encontro, no dia 10 de maio, ocorrerá na sede do TJRS. As atividades do dia 11 acontecerão no TRT-4 e o encerramento do evento, programado para o dia 12, será realizado na sede do TRF4. Também no dia 10, estão programadas visitas ao TRE-RS e ao TJM-RS.
Gestão documental e gestão de memória
A gestão documental e a gestão de memória são temas distintos, mas complementares e indispensáveis para a adequada administração das atividades de preservação, de gestão de memória e gestão documental de uma instituição pública. Desde a previsão constitucional aos demais normativos aplicáveis definidos por órgãos como CNJ e tribunais, bem como Arquivo Nacional e Conarq, os órgãos do Poder Judiciário tem se preocupado cada vez mais e evoluído no tratamento do tema.
A gestão documental ocupa-se com o ciclo de vida de todos os documentos judiciais e administrativos, físicos e digitais, produzidos e recebidos nos tribunais. No exercício de suas atribuições determina, dentre outros aspectos, quais procedimentos devem ser adotados desde a produção, classificação conforme normas arquivísticas e definição de temporalidade dos documentos, respeitando as diretrizes já referidas.
A gestão de memória, por sua vez, é o conjunto de ações que visam à valorização, à organização, preservação e à divulgação da história contida nas variadas fontes produzidas ou recebidas pelos tribunais, tais como documentos, processos judiciais e administrativos, publicações (artigos, periódicos, livros, etc.), personalidades, objetos e imóveis. Tratam-se, em resumo, de iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à difusão da cultura e à educação.
Em 2020, com a publicação da Resolução CNJ nº 324, os tribunais que já vinham se aprimorando nesses temas tiveram um norte comum para, em conjunto, atender aos parâmetros mínimos definidos pelo CNJ, por meio de seus normativos e, assim, unificando e regulamentando as ações necessárias ao aprimoramento da gestão documental e de memória.
Nas próximas semanas, até o início do evento, será publicada uma série de notícias a respeito do Encontro. Não perca.
Fonte: Secom TRT-4